Luật Lưu trữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 2024/Chương III
Chương III
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Mục 1
QUY ĐỊNH CHUNG VỀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Điều 14. Xác định giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ.
2. Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu được quy định như sau:
a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;
b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;
c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Điều 15. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định tại khoản này được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.
4. Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.
5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.
6. Căn cứ quy định tại các khoản 2, 3 và 5 Điều này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định danh mục, thời hạn lưu trữ cụ thể đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
7. Căn cứ quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều này, người được giao xử lý công việc có trách nhiệm xác định cụ thể thời hạn lưu trữ đối với hồ sơ, tài liệu.
Điều 16. Hủy tài liệu lưu trữ
1. Việc hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện đối với các tài liệu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.
2. Khi hủy tài liệu lưu trữ phải bảo đảm hủy toàn bộ tài liệu và không thể khôi phục được.
3. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.
4. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
5. Việc hủy tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước tại lưu trữ hiện hành được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ.
Điều 17. Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
1. Người được giao xử lý công việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định của pháp luật về văn thư; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng yêu cầu và thời hạn theo quy định của Luật này.
2. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tối đa là 01 năm, tính từ năm kết thúc công việc.
3. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.
Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.
4. Yêu cầu đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ được quy định như sau:
a) Tài liệu được nộp là bản gốc, bản chính; trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
b) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
c) Bảo đảm đầy đủ tài liệu, có sự liên quan chặt chẽ và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc;
d) Đối với hồ sơ giấy phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 28 của Luật này; đối với hồ sơ, tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 36 của Luật này.
5. Hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
6. Hồ sơ có tài liệu đóng dấu chỉ độ mật hoặc tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật chỉ được nộp vào lưu trữ lịch sử sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
7. Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử thì thu nộp tất cả tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
8. Trường hợp một tài liệu đồng thời được tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác hoặc ở dạng thông điệp dữ liệu thì thu nộp tất cả các loại.
Điều 18. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước
1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương được quy định như sau:
a) Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, Văn phòng Quốc hội.
Văn phòng Quốc hội làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
b) Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước.
Văn phòng Chủ tịch nước làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
c) Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.
Văn phòng Chính phủ làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
d) Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Kiểm toán nhà nước; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 10 của Luật này; cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn;
đ) Doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ quyết định thành lập; đơn vị sự nghiệp công lập do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập, trừ đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
e) Hội quần chúng ở trung ương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương được quy định như sau:
a) Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
b) Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
c) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
d) Cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập;
đ) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.
Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;
e) Hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
3. Trường hợp cần thiết, Thủ tướng Chính phủ quyết định cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước.
4. Trường hợp cơ quan, tổ chức quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thay đổi về tên gọi thì vẫn có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều này.
Điều 19. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b) Gửi hồ sơ đề nghị cho lưu trữ lịch sử có thẩm quyền, bao gồm văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có);
c) Nộp hồ sơ, tài liệu theo mục lục hồ sơ, tài liệu đã được hoàn thiện sau khi có ý kiến của lưu trữ lịch sử;
d) Khiếu nại việc từ chối thu hồ sơ, tài liệu của lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
2. Lưu trữ lịch sử có quyền và trách nhiệm sau đây:
a) Hướng dẫn cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử;
b) Có ý kiến bằng văn bản về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử;
c) Thu hồ sơ, tài liệu hoặc từ chối thu hồ sơ, tài liệu;
d) Sưu tầm tài liệu lưu trữ;
đ) Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ việc thu nộp, sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục, việc thu nộp hồ sơ, tài liệu và sưu tầm tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Điều 20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, có các điều kiện công nghệ, kỹ thuật cần thiết để gìn giữ lâu dài và đáp ứng yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.
2. Tài liệu lưu trữ phải được thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê.
3. Việc bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng
1. Kho lưu trữ chuyên dụng bao gồm kho lưu trữ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác và kho lưu trữ số.
2. Kho lưu trữ chuyên dụng được xây dựng đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa, có công nghệ tiên tiến, trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết để thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Kho lưu trữ chuyên dụng phù hợp với yêu cầu công nghệ bảo quản và đặc thù của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Khu vực kho lưu trữ chuyên dụng được tổ chức bảo vệ chặt chẽ, an toàn, theo quy định của pháp luật; trang bị đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật cần thiết cho quan sát, giám sát, phòng, chống thiên tai, hỏng, mất, phòng cháy, chữa cháy và yếu tố khác có thể gây thiệt hại đến tài liệu lưu trữ.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 22. Lưu trữ dự phòng
1. Lưu trữ dự phòng là việc lập và bảo quản tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn đặc biệt để sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được. Thông tin trong tài liệu lưu trữ dự phòng có giá trị thay thế thông tin trong tài liệu lưu trữ gốc trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được.
2. Lưu trữ dự phòng được thực hiện đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.
3. Lưu trữ dự phòng phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải bảo đảm tính toàn vẹn, độ chính xác của thông tin so với tài liệu lưu trữ gốc;
b) Tài liệu lưu trữ dự phòng có khả năng sử dụng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được;
c) Vật mang tin của tài liệu lưu trữ dự phòng có tính chất vật lý ít chịu tác động của điều kiện môi trường;
d) Tài liệu lưu trữ dự phòng phải được bảo quản an toàn, riêng biệt tại địa điểm khác với địa điểm bảo quản tài liệu lưu trữ gốc;
đ) Sử dụng công nghệ, thiết bị tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu tạo lập, lưu trữ tài liệu lưu trữ dự phòng phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ.
4. Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng thực hiện tạo lập, bảo quản và quyết định cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng theo thẩm quyền.
5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Điều 23. Hình thức, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:
a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;
b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2. Bản sao tài liệu lưu trữ bao gồm bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử và bản sao tài liệu lưu trữ không có xác thực.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người đứng đầu lưu trữ lịch sử chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực.
Bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
3. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành;
b) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 25 của Luật này, người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng sau khi có sự đồng ý của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.
4. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Điều 24. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quyết định của người có thẩm quyền quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này và phải được hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn.
2. Việc mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử của Đảng do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.
3. Trừ trường hợp mang tài liệu lưu trữ được công nhận là bảo vật quốc gia ra nước ngoài quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này, thẩm quyền mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương ra nước ngoài;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh ra nước ngoài;
c) Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ lịch sử để sử dụng ở trong nước;
d) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
4. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định việc mang tài liệu của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao ra ngoài lưu trữ để sử dụng ở trong nước và nước ngoài.
5. Việc mang tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 25. Tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ
1. Việc tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật này, được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.
3. Việc tiếp cận có điều kiện đối với tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ có thông tin nếu sử dụng có thể ảnh hưởng xấu đến quốc phòng, an ninh quốc gia, lợi ích quốc gia, dân tộc, quan hệ quốc tế; trật tự, an toàn xã hội; đạo đức xã hội, sức khỏe của cộng đồng được tiếp cận sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ tư đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được tiếp cận khi có sự đồng ý của chủ sở hữu.
4. Chính phủ quy định chi tiết điểm a khoản 3 Điều này.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện của ngành quốc phòng, công an và Bộ Ngoại giao.
Điều 26. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có các quyền sau đây:
a) Được tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác, đầy đủ, kịp thời, đúng quy định của pháp luật;
b) Sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và nhu cầu hợp pháp khác;
c) Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Trả phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c) Tuân thủ quy định của Luật này, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Mục 2
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU GIẤY VÀ TÀI LIỆU TRÊN VẬT MANG TIN KHÁC
Điều 27. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác
Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 28. Thu nộp tài liệu giấy
1. Tài liệu giấy thu nộp vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Các yêu cầu chung đối với hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quy định tại khoản 4 Điều 17 của Luật này;
b) Phải có tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn lưu trữ hồ sơ, người lập hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; đánh số tờ; lập danh mục tài liệu đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.
Điều 29. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số
1. Tài liệu lưu trữ giấy được chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ số khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong tài liệu lưu trữ giấy bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ số;
b) Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin lưu trữ tài liệu lưu trữ số;
c) Có dấu hiệu nhận biết đã được chuyển từ tài liệu lưu trữ số và có chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện việc chuyển đổi.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy.
Điều 30. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác phải phù hợp với tính chất của thông tin và tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.
Mục 3
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Điều 31. Phạm vi áp dụng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử
Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Mục 1 Chương này và quy định cụ thể tại Mục này.
Điều 32. Tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.
2. Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:
a) Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số;
b) Bản số hóa tài liệu lưu trữ.
3. Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định tại khoản 2 Điều này.
Điều 33. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số
1. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số là tài liệu được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và sử dụng ở định dạng số.
2. Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Được xác thực số bởi cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu;
b) Bảo đảm toàn vẹn từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng. Tài liệu được bảo đảm toàn vẹn khi thông tin chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, nhận, lưu trữ hoặc hiển thị;
c) Được lưu trữ đồng thời với dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số;
d) Truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Điều 34. Bản số hóa tài liệu lưu trữ
1. Bản số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ được số hóa khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Thông tin trong bản số hóa tài liệu lưu trữ bảo đảm toàn vẹn như thông tin trong tài liệu lưu trữ được số hóa;
b) Có khả năng truy cập và sử dụng;
c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xác thực.
2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau:
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến;
c) Lưu trữ lịch sử xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.
Điều 35. Kho lưu trữ số
1. Kho lưu trữ số bao gồm hệ thống hạ tầng kỹ thuật, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số. Kho lưu trữ số phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Hỗ trợ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số; quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Kết nối để chia sẻ, khai thác theo quy định của pháp luật.
2. Hạ tầng kỹ thuật bao gồm hạ tầng lắp đặt thiết bị, hạ tầng công nghệ thông tin.
3. Hệ thống phần mềm được thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
4. Cấp độ an toàn hệ thống thông tin của kho lưu trữ số được xác định và thực hiện theo quy định về cấp độ bảo đảm an toàn hệ thống thông tin.
5. Kho lưu trữ số nhà nước được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Nội vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này. Kho lưu trữ số nhà nước do Bộ Nội vụ quản lý.
6. Kho lưu trữ số của Bộ, ngành, địa phương được thiết lập để quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ, ngành, địa phương.
Điều 36. Thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị
1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ số được thu nộp theo quy trình, tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp, được kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn.
Trường hợp hồ sơ có tài liệu giấy thì tài liệu giấy phải được số hóa; việc thu nộp được thực hiện theo quy định tại các điều 17, 18 và 19 của Luật này.
2. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; bảo đảm tính toàn vẹn, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt;
b) Tài liệu lưu trữ số phải bảo quản an toàn, toàn vẹn về nội dung và khuôn dạng, bảo đảm được xác thực lâu dài, khả năng truy cập và được chuyển đổi phù hợp với sự thay đổi của công nghệ, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về an toàn thông tin mạng;
c) Thời hạn lưu trữ dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ số như thời hạn lưu trữ của tài liệu lưu trữ số;
d) Tài liệu lưu trữ số được bảo quản trong kho lưu trữ số theo đơn vị là hồ sơ hoặc tài liệu.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua bản dành cho người sử dụng. Bản dành cho người sử dụng được chuyển đổi khuôn dạng, điều chỉnh cấu trúc, cách thức hiển thị theo yêu cầu của công tác quản lý và nhu cầu tiếp cận của người sử dụng, bảo đảm nội dung như bản gốc.
4. Việc hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị được quy định như sau:
a) Tài liệu lưu trữ số hết giá trị khi tài liệu đó không có mối liên kết với tài liệu lưu trữ số khác có thời hạn lưu trữ dài hơn trong cùng hệ thống;
b) Khi hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị phải đồng thời hủy toàn bộ dữ liệu chủ của tài liệu đó và tài liệu giấy đã được số hóa (nếu có).
5. Căn cứ quy định của Luật này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, hủy tài liệu lưu trữ số của ngành quốc phòng, công an, Bộ Ngoại giao.
6. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với các Bộ có liên quan xây dựng, ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn và triển khai giải pháp về bảo mật, xác thực trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan Đảng, Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về cơ yếu, chữ ký số chuyên dùng công vụ.
7. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này.
Điều 37. Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác
1. Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử khác được thực hiện phù hợp với tính chất vật mang tin của tài liệu lưu trữ điện tử đó.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử khác được chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số để thuận tiện cho quá trình quản lý, sử dụng và phát huy giá trị.